Si pubblica l' organigramma segreteria aggiornato all'anno scolastico 2018-2019
GESTIONE ALUNNI / DIDATTICA |
Sono assegnate al settore n. 2 unità
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¨ Sportello: utenza interna ed esterna ¨ Invio Comunicazione ai genitori ¨ Registro elettronico e abilitazione ogni anno dei docenti titolari e supplenti con conseguente disabilitazione. ¨ Registro elettronico: apertura alle famiglie con successiva abilitazione e consegna credenziali ad ogni singolo genitore ¨ Certificati di iscrizione e frequenza alunni ¨ Organico alunni ¨ Organizzazione iscrizioni e supporto ai genitori nella compilazione e invio della domanda
¨ Invalsi-raccolta dati di contesto, registrazione dati nel programma e invio; supporto alla gestione e al coordinamento delle prove di maggio e delle prove di giugno e successivo invio delle prove all’Invalsi. ¨ Diplomi licenza media ¨ Stampa pagelle, registri, voti, tabelloni, ecc. ¨ Libri di testo, cedole librarie, borse di studio ¨ Verifica/raccolta ricevute versamento tasse scolastiche ¨ Esoneri di Educazione fisica e religione ¨ Dichiarazioni vaccinali ¨ Assenze studenti ¨ Procedure di Evasione scolastica ¨ Rilevazioni e Tenuta documentazione Alunni HK-DSA-BES (con successivo ritiro di PEI PDF e PDP) ¨ Raccolta mensile schede/materiale del lavoro svolto dagli educatori e rapporti con la Coop.va e il Comune ¨ Organizzazione scolastica (mensa/pre post e turni ) raccolta dati provenienti dai plessi per assemblarli e inviarli al Comune ¨ Gestione pratiche per Borse di Studio e/o Contributi concessi dal Comune per fornitura gratuita o semigratuita dei libri di testo ¨ Raccolta dati per Consulta e Panel d’Assaggio per invio al Comune ¨ Elaborazione dati e invio elenchi alunni di vario tipo al Comune ¨ Tenuta fascicoli alunni, richiesta/invio degli stessi, rilascio nulla osta ¨ Infortuni – gestione dell’applicativo Sidi e apertura pratiche per Assicurazione ¨ Assicurazione alunni e personale, rapporti con la compagnia di assicurazione, gestione del portale on line ¨ Emissione delle certificazioni per la denuncia dei redditi ¨ Documentazione alunni per scuole superiori ¨ Orientamento: contatti con le scuole superiori ¨ Coordinamento e raccolta dati per il passaggio informazioni da un ordine di scuola a quello successivo ¨ Registrazione dati e smistamento alunni per la formazione classi ¨ Statistiche, rilevazioni, aggiornamento dati alunni-monitoraggi con Comune/Uff.X e SIDI
¨ Elezioni organi collegiali ¨ Attività di coordinamento appuntamenti del DS ¨ Circolari interne per quanto attiene al settore ¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio |
GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE ed ATA Sono assegnate al settore n. 2 unità |
1 unità (prioritariamente personale docente)
In caso di assenza della collega, l’assistente amministrativa in servizio sostituisce l’altra senza alcuna distinzione di profilo del personale) |
¨ Organico docenti e Ata, ¨ Anagrafe del personale (da mantenere aggiornato sugli applicativi in uso) ¨ Gestione dello stato giuridico del personale docente e ATA di ruolo e non di ruolo: costituzione, svolgimento, modificazioni, estinzione del rapporto di lavoro emissione contratti di lavoro, controllo documenti di rito all’atto di prima assunzione, comunicazione assunzioni, proroghe e cessazioni al Centro per l’impiego ¨ Tenuta registro contratti personale a T.D ¨ Gestione docenti neoassunti in periodo di prova ¨ Gestione TFR ¨ Gestione prospetto aggiornato beneficiari permessi Legge 104 ¨ Assenze del personale docente: decreti congedi e aspettative, scioperi ¨ Richieste visite fiscali di tutto il personale mediante la piattaforma INPS e verifica esiti ¨ Rilevazione scioperi su Sidi e Mef di tutto il personale ¨ Rilevazione assenze sul Sidi di tutto il personale ¨ Rilevazione assenze Legge 104 (Perlapa) ¨ Verifiche al casellario giudiziale per il personale dipendente ¨ Graduatorie interne docenti ¨ Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione docenti e Ata: conferimento supplenze e assegnazione ore eccedenti per sostituzione colleghi assenti. ¨ Identificazione del dipendente e supporto per l’utilizzo della piattaforma NOIPA (esempio: piccoli prestiti e mutui Inps) ¨ Ricostruzione di carriera e rilascio PA04 ¨ Tenuta registro dei decreti da inviare all’Ufficio controllo RTS ¨ Circolari interne per quanto attiene al settore ¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore ¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio |
Le parti evidenziate sono comuni alle unità assegnate al settore
GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE ed ATA Sono assegnate al settore n. 2 unità |
1 unità (prioritariamente personale Ata)
In caso di assenza della collega, l’assistente amministrativa in servizio sostituisce l’altra senza alcuna distinzione di profilo del personale) |
¨ Organico docenti e Ata, anagrafe del personale ¨ Anagrafe del personale (da mantenere aggiornato sugli applicativi in uso) ¨ Assenze del personale docente: decreti congedi e aspettative, scioperi ¨ Gestione dei servizi e delle assenze del personale docente e Ata mediante gli applicativi Argo/Sidi/Msw Servizi ¨ Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione docenti e Ata: conferimento supplenze e assegnazione ore eccedenti ¨ Gestione permessi per diritto allo studio ¨ Certificati di servizio, dichiarazioni attestanti la veridicità delle autocertificazioni, convalide punteggio graduatoria ¨ Verifiche al casellario giudiziale per il personale esperto esterno ¨ Trasmissione e richiesta fascicoli del personale docente e Ata ¨ Autorizzazioni libera professione ¨ Aggiornamento graduatorie docenti e Ata: valutazione domande, convalide punteggio, ecc. ¨ Graduatorie interne Ata ¨ Tenuta e controllo turni Collaboratori scolastici e tenuta registri firme Ata ¨ Banca ore Ata – controllo congruità orario personale Coop. Il Cerchio ¨ Circolari interne per quanto attiene al settore ¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore ¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio |
Le parti evidenziate sono comuni alle unità assegnate al settore
ATTIVITA’ NEGOZIALE, ECONOMATO E MAGAZZINO |
1 unità |
¨ Cura e manutenzione del patrimonio: tenuta degli inventari, carico e scarico beni, gestione subconsegne (affidamenti, ecc.) ¨ Rapporti con i sub consegnatari ¨ Provvedimenti di determine dirigenziali ¨ Attività istruttoria, in esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali: gestione acquisti, buoni d’ordine, consultazione CONSIP, convenzioni, MEPA e Intercenter, richiesta CUP, CIG, DURC, verifiche Equitalia, gestione gare, richiesta preventivi, prospetti comparativi, ecc. ¨ Tenuta registro di magazzino, carico, scarico e gestione materiale facile consumo ¨ Raccordo con il personale assegnato al settore “gestione finanziaria e patrimoniale” per documentazione contabile ¨ In collaborazione con il settore “Protocollo AA.GG”, buoni d’ordine relativi a prenotazione pullman e mezzi di trasporto comunale ed eventuale treno ¨ Bandi e gare per l’acquisto di beni e servizi ¨ Gestione progetto in rete “Fare storia con la storia” ¨ Richiesta arredi alunni HK, gestione degli ausili, rapporti con il centro risorse, assegnazioni degli stessi ai docenti (collaborazione con il docente Funzione Strumentale) ¨ Gestione chiavi dei plessi (e conservazione in cassaforte) ¨ Gestione codici di allarme degli istituti (e conservazione in cassaforte) ¨ Gestione delle licenze sw e delle password delle postazioni PC e delle piattaforme in uso all’istituto (e conservazione in cassaforte) ¨ Gestione privacy DGPR UE 679/2016 (incarichi, ecc.) ¨ Segnalazioni guasti/richieste manutenzione al Comune mediante l’applicativo o mediante segnalazione telefonica, in caso di emergenza ¨ Rapporti con Enti Locali ¨ Gestione richieste uso locali (comprese palestre) ¨ Gestione visite guidate e viaggi di istruzione: gara vettore, prenotazione pullman e mezzi di trasporto comunale ed eventuale treno, in collaborazione con il settore “Protocollo” ¨ Tenuta documentazione D.Lvo 81/2008 – diretta collaborazione con il dirigente scolastico, compresi i corsi di formazioni in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro - trasmissione dati all’ufficio “Protocollo”che stampa gli attestati ¨ Gestione D.P.I. (tenuta documentazione relativa alla consegna al personale, previsione di acquisto, ecc.) ¨ Circolari interne per quanto attiene al settore ¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore ¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio |
GESTIONE FINANZIARIA E PATRIMONIALE |
1 unità |
¨ Collaborazione con il Direttore Servizi Generali e Amministrativi nella stesura del Programma Annuale e Conto Consuntivo ¨ Modifiche al programma Annuale ¨ Mandati e reversali ¨ Rapporti con l’Ente cassiere ¨ Schede finanziarie POF ¨ Gestione bandi per il reclutamento di personale esterno ¨ Contratti di prestazione d’opera ¨ Incarichi al personale ¨ Gestione contabile ore eccedenti del personale docente da retribuire con il MOF ¨ Anagrafe delle prestazioni ¨ Contabilità relativa ai vari progetti ¨ Predisposizione tabelle di liquidazione compensi e indennità varie e trasmissione cedolini unici Tenuta registro minute spese ¨ Registro contratti esperti esterni ¨ Liquidazione delle competenze (al personale e all’Agenzia delle Entrate) ¨ Rilascio certificazione fiscale ai prestatori d’opera ¨ Tenuta registro verbali revisori e preparazione atti in occasione delle visite ¨ Rendiconti finanziamenti comunali ¨ Rendiconti finanziamenti MIUR ¨ Adempimenti contributivi e fiscali ¨ Adempimenti fiscali annuali: CU, IRAP, 770, PRE96 ¨ Registrazione fatture in Argo, scarico fatture elettroniche in NoiPA, Contabilizzazione e completamento dati fatture in PCC - Piattaforma Certificazione Crediti ¨ Gestione registro fatture ¨ Flussi finanziari al SIDI ¨ Monitoraggi relativi alla contabilità ¨ Nuovi adempimenti ANAC ¨ Circolari interne per quanto attiene al settore ¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto di competenza ¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio |
PROTOCOLLO AFFARI GENERALI
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1 unità
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¨ Controllo giornaliero delle caselle di posta elettronica istituzionale (PEO e PEC) nonché della Intranet del MIUR e dei siti dell’USR-UAT Ravenna e dell’USR-ER (www.istruzioneer.it) ¨ Tenuta e controllo dei concorsi rivolti agli studenti ¨ Protocollo: protocollazione della corrispondenza cartacea in ingresso e uscita per i compiti assegnati al settore, smistamento della stessa agli altri settori/uffici, comprese le circolari. Cura di una puntuale e ordinata tenuta dell’archivio corrente e di deposito (mediante l’applicativo Gecodoc) ¨ Protocollo: protocollazione della corrispondenza in formato digitale in ingresso e uscita per i compiti assegnati al settore, assegnazione della corrispondenza agli altri settori/uffici mediante l’applicativo Gecodoc ¨ Raccolta, conservazione, trasmissione delle adesioni ai vari progetti non a costo ¨ Gestione autorizzazione agli esperti esterni che collaborano a titolo gratuito ¨ Assemblee sindacali e scioperi, predisposizione comunicazioni agli insegnanti e alle famiglie, pubblicazione sul sito notizie sindacali, trasmissione dati all’ufficio del personale per quanto di competenza (es.: nominativi di chi ha aderito allo sciopero/assemblea), e comunicazioni all’ente locale per organizzazione pre-post scuola e mensa ¨ Organi collegiali: convocazione, comunicazioni, ecc., tenuta dei registri ¨ Gestione visite guidate e viaggi di istruzione: predisposizione piano gite, in collaborazione con il settore “Economato/magazzino” ¨ Gestione corsi di formazione: raccolta adesioni, coordinamento, predisposizione degli elenchi dei partecipanti, – tabulazione dei test di gradimento e stampa degli attestati ¨ Attestazione regolarità su bollette telefoniche da trasmettere al Comune di RA ¨ Gestione circolari interne assegnate al settore dal DS o dal Dsga ¨ Corrispondenza generica: comunicazioni che non rientrano negli altri settori ¨ Collaborazione con gli altri settori e con il D.S.G.A. ¨ Pubblicazione sul sito della scuola per quanto di competenza ¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio |
Categoria: L'ISTITUTO | Data di pubblicazione: 27/11/2010 |
Sottocategoria: Segreteria | Data ultima modifica: 15/02/2019 10:16:05 |
Permalink: Servizi Amministrativi | Tag: Servizi Amministrativi |
Inserita da Silvana Guaraldi | Visualizzazioni: 5651 |
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