GESTIONE ALUNNI / DIDATTICA

Sono assegnate al settore n. 2 unità

¨ Sportello: utenza interna ed esterna

¨ Invio Comunicazione ai genitori

¨ Registro elettronico e abilitazione ogni anno dei docenti titolari e supplenti con conseguente disabilitazione.

¨ Registro elettronico: apertura alle famiglie con successiva abilitazione e consegna credenziali ad ogni singolo genitore

¨ Certificati di iscrizione e frequenza alunni

¨ Organico alunni

¨ Organizzazione iscrizioni e supporto ai genitori nella compilazione e invio della domanda

¨ Preparazione materiale scrutini, esami licenza media

¨ Invalsi-raccolta dati di contesto, registrazione dati nel programma e invio; supporto alla gestione e al coordinamento delle prove di maggio e delle prove di giugno e successivo invio delle prove all’Invalsi.

¨ Diplomi licenza media

¨ Stampa pagelle, registri, voti, tabelloni, ecc.

¨ Libri di testo, cedole librarie, borse di studio

¨ Verifica/raccolta ricevute versamento tasse scolastiche

¨ Esoneri di Educazione fisica e religione

¨ Dichiarazioni vaccinali

¨ Assenze studenti

¨ Procedure di Evasione scolastica

¨ Rilevazioni e Tenuta documentazione Alunni HK-DSA-BES (con successivo ritiro di PEI PDF e PDP)

¨ Raccolta mensile schede/materiale del lavoro svolto dagli educatori e rapporti con la Coop.va e il Comune

¨ Organizzazione scolastica (mensa/pre post e turni ) raccolta dati provenienti dai plessi per assemblarli e inviarli al Comune

¨ Gestione pratiche per Borse di Studio e/o Contributi concessi dal Comune per fornitura gratuita o semigratuita dei libri di testo

¨ Raccolta dati per Consulta e Panel d’Assaggio per invio al Comune

¨ Elaborazione dati e invio elenchi alunni di vario tipo al Comune

¨ Tenuta fascicoli alunni, richiesta/invio degli stessi, rilascio nulla osta

¨ Infortuni – gestione dell’applicativo Sidi e apertura pratiche per Assicurazione

¨ Assicurazione alunni e personale, rapporti con la compagnia di assicurazione, gestione del portale on line

¨ Emissione delle certificazioni per la denuncia dei redditi

¨ Documentazione alunni per scuole superiori

¨ Orientamento: contatti con le scuole superiori

¨ Coordinamento e raccolta dati per il passaggio informazioni da un ordine di scuola a quello successivo

¨ Registrazione dati e smistamento alunni per la formazione classi

¨ Statistiche, rilevazioni, aggiornamento dati alunni-monitoraggi con Comune/Uff.X e SIDI

¨ Gestione organizzativa viaggi di istruzione e visite guidate: elenchi partecipanti

¨ Elezioni organi collegiali

¨ Attività di coordinamento appuntamenti del DS

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE ed ATA

Sono assegnate al settore n. 2 unità

1 unità

(prioritariamente personale docente)

In caso di assenza della collega, l’assistente amministrativa in servizio sostituisce l’altra senza alcuna distinzione di profilo del personale)

¨ Organico docenti e Ata,

¨ Anagrafe del personale (da mantenere aggiornato sugli applicativi in uso)

¨ Gestione dello stato giuridico del personale docente e ATA di ruolo e non di ruolo: costituzione, svolgimento, modificazioni, estinzione del rapporto di lavoro emissione contratti di lavoro, controllo documenti di rito all’atto di prima assunzione, comunicazione assunzioni, proroghe e cessazioni al Centro per l’impiego

¨ Tenuta registro contratti personale a T.D

¨ Gestione docenti neoassunti in periodo di prova

¨ Gestione TFR

¨ Gestione prospetto aggiornato beneficiari permessi Legge 104

¨ Assenze del personale docente: decreti congedi e aspettative, scioperi

¨ Richieste visite fiscali di tutto il personale mediante la piattaforma INPS e verifica esiti

¨ Rilevazione scioperi su Sidi e Mef di tutto il personale

¨ Rilevazione assenze sul Sidi di tutto il personale

¨ Rilevazione assenze Legge 104 (Perlapa)

¨ Verifiche al casellario giudiziale per il personale dipendente

¨ Graduatorie interne docenti

¨ Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione docenti e Ata: conferimento supplenze e assegnazione ore eccedenti per sostituzione colleghi assenti.

¨ Identificazione del dipendente e supporto per l’utilizzo della piattaforma NOIPA (esempio: piccoli prestiti e mutui Inps)

¨ Ricostruzione di carriera e rilascio PA04

¨ Tenuta registro dei decreti da inviare all’Ufficio controllo RTS

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE ed ATA

Sono assegnate al settore n. 2 unità

1 unità

(prioritariamente personale Ata)

In caso di assenza della collega, l’assistente amministrativa in servizio sostituisce l’altra senza alcuna distinzione di profilo del personale)

¨ Organico docenti e Ata, anagrafe del personale

¨ Anagrafe del personale (da mantenere aggiornato sugli applicativi in uso)

¨ Assenze del personale docente: decreti congedi e aspettative, scioperi

¨ Gestione dei servizi e delle assenze del personale docente e Ata mediante gli applicativi Argo/Sidi/Msw Servizi

¨ Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione docenti e Ata: conferimento supplenze e assegnazione ore eccedenti

¨ Gestione permessi per diritto allo studio

¨ Certificati di servizio, dichiarazioni attestanti la veridicità delle autocertificazioni, convalide punteggio graduatoria

¨ Verifiche al casellario giudiziale per il personale esperto esterno

¨ Trasmissione e richiesta fascicoli del personale docente e Ata

¨ Autorizzazioni libera professione

¨ Aggiornamento graduatorie docenti e Ata: valutazione domande, convalide punteggio, ecc.

¨ Graduatorie interne Ata

¨ Tenuta e controllo turni Collaboratori scolastici e tenuta registri firme Ata

¨ Banca ore Ata – controllo congruità orario personale Coop. Il Cerchio

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

ATTIVITA’ NEGOZIALE, ECONOMATO E MAGAZZINO

1 unità

¨ Cura e manutenzione del patrimonio: tenuta degli inventari, carico e scarico beni, gestione subconsegne (affidamenti, ecc.)

¨ Rapporti con i sub consegnatari

¨ Provvedimenti di determine dirigenziali

¨ Attività istruttoria, in esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali: gestione acquisti, buoni d’ordine, consultazione CONSIP, convenzioni, MEPA e Intercenter, richiesta CUP, CIG, DURC, verifiche Equitalia, gestione gare, richiesta preventivi, prospetti comparativi, ecc.

¨ Tenuta registro di magazzino, carico, scarico e gestione materiale facile consumo

¨ Raccordo con il personale assegnato al settore “gestione finanziaria e patrimoniale” per documentazione contabile

¨ In collaborazione con il settore “Protocollo AA.GG”, buoni d’ordine relativi a prenotazione pullman e mezzi di trasporto comunale ed eventuale treno

¨ Bandi e gare per l’acquisto di beni e servizi

¨ Gestione progetto in rete “Fare storia con la storia”

¨ Richiesta arredi alunni HK, gestione degli ausili, rapporti con il centro risorse, assegnazioni degli stessi ai docenti (collaborazione con il docente Funzione Strumentale)

¨ Gestione chiavi dei plessi (e conservazione in cassaforte)

¨ Gestione codici di allarme degli istituti (e conservazione in cassaforte)

¨ Gestione delle licenze sw e delle password delle postazioni PC e delle piattaforme in uso all’istituto (e conservazione in cassaforte)

¨ Gestione privacy DGPR UE 679/2016 (incarichi, ecc.)

¨ Segnalazioni guasti/richieste manutenzione al Comune mediante l’applicativo o mediante segnalazione telefonica, in caso di emergenza

¨ Rapporti con Enti Locali

¨ Gestione richieste uso locali (comprese palestre)

¨ Gestione visite guidate e viaggi di istruzione: gara vettore, prenotazione pullman e mezzi di trasporto comunale ed eventuale treno, in collaborazione con il settore “Protocollo”

¨ Tenuta documentazione D.Lvo 81/2008 – diretta collaborazione con il dirigente scolastico, compresi i corsi di formazioni in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro - trasmissione dati all’ufficio “Protocollo”che stampa gli attestati

¨ Gestione D.P.I. (tenuta documentazione relativa alla consegna al personale, previsione di acquisto, ecc.)

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

GESTIONE FINANZIARIA E PATRIMONIALE

1 unità

¨ Collaborazione con il Direttore Servizi Generali e Amministrativi nella stesura del Programma Annuale e Conto Consuntivo

¨ Modifiche al programma Annuale

¨ Mandati e reversali

¨ Rapporti con l’Ente cassiere

¨ Schede finanziarie POF

¨ Gestione bandi per il reclutamento di personale esterno

¨ Contratti di prestazione d’opera

¨ Incarichi al personale

¨ Gestione contabile ore eccedenti del personale docente da retribuire con il MOF

¨ Anagrafe delle prestazioni

¨ Contabilità relativa ai vari progetti

¨ Predisposizione tabelle di liquidazione compensi e indennità varie e trasmissione cedolini unici Tenuta registro minute spese

¨ Registro contratti esperti esterni

¨ Liquidazione delle competenze (al personale e all’Agenzia delle Entrate)

¨ Rilascio certificazione fiscale ai prestatori d’opera

¨ Tenuta registro verbali revisori e preparazione atti in occasione delle visite

¨ Rendiconti finanziamenti comunali

¨ Rendiconti finanziamenti MIUR

¨ Adempimenti contributivi e fiscali

¨ Adempimenti fiscali annuali: CU, IRAP, 770, PRE96

¨ Registrazione fatture in Argo, scarico fatture elettroniche in NoiPA, Contabilizzazione e completamento dati fatture in PCC - Piattaforma Certificazione Crediti

¨ Gestione registro fatture

¨ Flussi finanziari al SIDI

¨ Monitoraggi relativi alla contabilità

¨ Nuovi adempimenti ANAC

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto di competenza

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

PROTOCOLLO AFFARI GENERALI

1 unità

¨ Controllo giornaliero delle caselle di posta elettronica istituzionale (PEO e PEC) nonché della Intranet del MIUR e dei siti dell’USR-UAT Ravenna e dell’USR-ER (www.istruzioneer.it)

¨ Tenuta e controllo dei concorsi rivolti agli studenti

¨ Protocollo: protocollazione della corrispondenza cartacea in ingresso e uscita per i compiti assegnati al settore, smistamento della stessa agli altri settori/uffici, comprese le circolari. Cura di una puntuale e ordinata tenuta dell’archivio corrente e di deposito (mediante l’applicativo Gecodoc)

¨ Protocollo: protocollazione della corrispondenza in formato digitale in ingresso e uscita per i compiti assegnati al settore, assegnazione della corrispondenza agli altri settori/uffici mediante l’applicativo Gecodoc

¨ Raccolta, conservazione, trasmissione delle adesioni ai vari progetti non a costo

¨ Gestione autorizzazione agli esperti esterni che collaborano a titolo gratuito

¨ Assemblee sindacali e scioperi, predisposizione comunicazioni agli insegnanti e alle famiglie, pubblicazione sul sito notizie sindacali, trasmissione dati all’ufficio del personale per quanto di competenza (es.: nominativi di chi ha aderito allo sciopero/assemblea), e comunicazioni all’ente locale per organizzazione pre-post scuola e mensa

¨ Organi collegiali: convocazione, comunicazioni, ecc., tenuta dei registri

¨ Gestione visite guidate e viaggi di istruzione: predisposizione piano gite, in collaborazione con il settore “Economato/magazzino”

¨ Gestione corsi di formazione: raccolta adesioni, coordinamento, predisposizione degli elenchi dei partecipanti, – tabulazione dei test di gradimento e stampa degli attestati

¨ Attestazione regolarità su bollette telefoniche da trasmettere al Comune di RA

¨ Gestione circolari interne assegnate al settore dal DS o dal Dsga

¨ Corrispondenza generica: comunicazioni che non rientrano negli altri settori

¨ Collaborazione con gli altri settori e con il D.S.G.A.

¨ Pubblicazione sul sito della scuola per quanto di competenza

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio