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Istituto Comprensivo Statale Darsena (RA)
Istituto Comprensivo Statale
"DARSENA"
Via Aquileia, 31 - 48122 - Ravenna (RA) - Tel. 0544 421124
E-mail: raic811002@istruzione.it - P.Certificata: raic811002@pec.istruzione.it
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Servizi Amministrativi

Si pubblica l' organigramma segreteria aggiornato all'anno scolastico 2018-2019

GESTIONE ALUNNI / DIDATTICA

Sono assegnate al settore n. 2 unità

 

¨ Sportello: utenza interna ed esterna

¨ Invio Comunicazione ai genitori

¨ Registro elettronico e abilitazione ogni anno dei docenti titolari e supplenti con conseguente disabilitazione.

¨ Registro elettronico: apertura alle famiglie con successiva abilitazione e consegna credenziali ad ogni singolo genitore

¨ Certificati di iscrizione e frequenza alunni

¨ Organico alunni

¨ Organizzazione iscrizioni e supporto ai genitori nella compilazione e invio della domanda

¨ Preparazione materiale scrutini, esami licenza media

¨ Invalsi-raccolta dati di contesto, registrazione dati nel programma e invio; supporto alla gestione e al coordinamento delle prove di maggio e delle prove di giugno e successivo invio delle prove all’Invalsi.

¨ Diplomi licenza media

¨ Stampa pagelle, registri, voti, tabelloni, ecc.

¨ Libri di testo, cedole librarie, borse di studio

¨ Verifica/raccolta ricevute versamento tasse scolastiche

¨ Esoneri di Educazione fisica e religione

¨ Dichiarazioni vaccinali

¨ Assenze studenti

¨ Procedure di Evasione scolastica

¨ Rilevazioni e Tenuta documentazione Alunni HK-DSA-BES (con successivo ritiro di PEI PDF e PDP)

¨ Raccolta mensile schede/materiale del lavoro svolto dagli educatori e rapporti con la Coop.va e il Comune

¨ Organizzazione scolastica (mensa/pre post e turni ) raccolta dati provenienti dai plessi per assemblarli e inviarli al Comune

¨ Gestione pratiche per Borse di Studio e/o Contributi concessi dal Comune per fornitura gratuita o semigratuita dei libri di testo

¨ Raccolta dati per Consulta e Panel d’Assaggio per invio al Comune

¨ Elaborazione dati e invio elenchi alunni di vario tipo al Comune

¨ Tenuta fascicoli alunni, richiesta/invio degli stessi, rilascio nulla osta

¨ Infortuni – gestione dell’applicativo Sidi e apertura pratiche per Assicurazione

¨ Assicurazione alunni e personale, rapporti con la compagnia di assicurazione, gestione del portale on line

¨ Emissione delle certificazioni per la denuncia dei redditi

¨ Documentazione alunni per scuole superiori

¨ Orientamento: contatti con le scuole superiori

¨ Coordinamento e raccolta dati per il passaggio informazioni da un ordine di scuola a quello successivo

¨ Registrazione dati e smistamento alunni per la formazione classi

¨ Statistiche, rilevazioni, aggiornamento dati alunni-monitoraggi con Comune/Uff.X e SIDI

¨ Gestione organizzativa viaggi di istruzione e visite guidate: elenchi partecipanti

¨ Elezioni organi collegiali

¨ Attività di coordinamento appuntamenti del DS

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE ed ATA

Sono assegnate al settore n. 2 unità

 

1 unità

(prioritariamente personale docente)

 

In caso di assenza della collega, l’assistente amministrativa in servizio sostituisce l’altra senza alcuna distinzione di profilo del personale)

¨ Organico docenti e Ata,

¨ Anagrafe del personale (da mantenere aggiornato sugli applicativi in uso)

¨ Gestione dello stato giuridico del personale docente e ATA di ruolo e non di ruolo: costituzione, svolgimento, modificazioni, estinzione del rapporto di lavoro emissione contratti di lavoro, controllo documenti di rito all’atto di prima assunzione, comunicazione assunzioni, proroghe e cessazioni al Centro per l’impiego

¨ Tenuta registro contratti personale a T.D

¨ Gestione docenti neoassunti in periodo di prova

¨ Gestione TFR

¨ Gestione prospetto aggiornato beneficiari permessi Legge 104

¨ Assenze del personale docente: decreti congedi e aspettative, scioperi

¨ Richieste visite fiscali di tutto il personale mediante la piattaforma INPS e verifica esiti

¨ Rilevazione scioperi su Sidi e Mef di tutto il personale

¨ Rilevazione assenze sul Sidi di tutto il personale

¨ Rilevazione assenze Legge 104 (Perlapa)

¨ Verifiche al casellario giudiziale per il personale dipendente

¨ Graduatorie interne docenti

¨ Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione docenti e Ata: conferimento supplenze e assegnazione ore eccedenti per sostituzione colleghi assenti.

¨ Identificazione del dipendente e supporto per l’utilizzo della piattaforma NOIPA (esempio: piccoli prestiti e mutui Inps)

¨ Ricostruzione di carriera e rilascio PA04

¨ Tenuta registro dei decreti da inviare all’Ufficio controllo RTS

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

 

Le parti evidenziate sono comuni alle unità assegnate al settore

 

GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE ed ATA

Sono assegnate al settore n. 2 unità

1 unità

(prioritariamente personale Ata)

 

In caso di assenza della collega, l’assistente amministrativa in servizio sostituisce l’altra senza alcuna distinzione di profilo del personale)

¨ Organico docenti e Ata, anagrafe del personale

¨ Anagrafe del personale (da mantenere aggiornato sugli applicativi in uso)

¨ Assenze del personale docente: decreti congedi e aspettative, scioperi

¨ Gestione dei servizi e delle assenze del personale docente e Ata mediante gli applicativi Argo/Sidi/Msw Servizi

¨ Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione docenti e Ata: conferimento supplenze e assegnazione ore eccedenti

¨ Gestione permessi per diritto allo studio

¨ Certificati di servizio, dichiarazioni attestanti la veridicità delle autocertificazioni, convalide punteggio graduatoria

¨ Verifiche al casellario giudiziale per il personale esperto esterno

¨ Trasmissione e richiesta fascicoli del personale docente e Ata

¨ Autorizzazioni libera professione

¨ Aggiornamento graduatorie docenti e Ata: valutazione domande, convalide punteggio, ecc.

¨ Graduatorie interne Ata

¨ Tenuta e controllo turni Collaboratori scolastici e tenuta registri firme Ata

¨ Banca ore Ata – controllo congruità orario personale Coop. Il Cerchio

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

 

Le parti evidenziate sono comuni alle unità assegnate al settore

 

ATTIVITA’ NEGOZIALE, ECONOMATO E MAGAZZINO

1 unità

¨ Cura e manutenzione del patrimonio: tenuta degli inventari, carico e scarico beni, gestione subconsegne (affidamenti, ecc.)

¨ Rapporti con i sub consegnatari

¨ Provvedimenti di determine dirigenziali

¨ Attività istruttoria, in esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali: gestione acquisti, buoni d’ordine, consultazione CONSIP, convenzioni, MEPA e Intercenter, richiesta CUP, CIG, DURC, verifiche Equitalia, gestione gare, richiesta preventivi, prospetti comparativi, ecc.

¨ Tenuta registro di magazzino, carico, scarico e gestione materiale facile consumo

¨ Raccordo con il personale assegnato al settore “gestione finanziaria e patrimoniale” per documentazione contabile

¨ In collaborazione con il settore “Protocollo AA.GG”, buoni d’ordine relativi a prenotazione pullman e mezzi di trasporto comunale ed eventuale treno

¨ Bandi e gare per l’acquisto di beni e servizi

¨ Gestione progetto in rete “Fare storia con la storia”

¨ Richiesta arredi alunni HK, gestione degli ausili, rapporti con il centro risorse, assegnazioni degli stessi ai docenti (collaborazione con il docente Funzione Strumentale)

¨ Gestione chiavi dei plessi (e conservazione in cassaforte)

¨ Gestione codici di allarme degli istituti (e conservazione in cassaforte)

¨ Gestione delle licenze sw e delle password delle postazioni PC e delle piattaforme in uso all’istituto (e conservazione in cassaforte)

¨ Gestione privacy DGPR UE 679/2016 (incarichi, ecc.)

¨ Segnalazioni guasti/richieste manutenzione al Comune mediante l’applicativo o mediante segnalazione telefonica, in caso di emergenza

¨ Rapporti con Enti Locali

¨ Gestione richieste uso locali (comprese palestre)

¨ Gestione visite guidate e viaggi di istruzione: gara vettore, prenotazione pullman e mezzi di trasporto comunale ed eventuale treno, in collaborazione con il settore “Protocollo”

¨ Tenuta documentazione D.Lvo 81/2008 – diretta collaborazione con il dirigente scolastico, compresi i corsi di formazioni in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro - trasmissione dati all’ufficio “Protocollo”che stampa gli attestati

¨ Gestione D.P.I. (tenuta documentazione relativa alla consegna al personale, previsione di acquisto, ecc.)

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto attiene al settore

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

GESTIONE FINANZIARIA E PATRIMONIALE

1 unità

¨ Collaborazione con il Direttore Servizi Generali e Amministrativi nella stesura del Programma Annuale e Conto Consuntivo

¨ Modifiche al programma Annuale

¨ Mandati e reversali

¨ Rapporti con l’Ente cassiere

¨ Schede finanziarie POF

¨ Gestione bandi per il reclutamento di personale esterno

¨ Contratti di prestazione d’opera

¨ Incarichi al personale

¨ Gestione contabile ore eccedenti del personale docente da retribuire con il MOF

¨ Anagrafe delle prestazioni

¨ Contabilità relativa ai vari progetti

¨ Predisposizione tabelle di liquidazione compensi e indennità varie e trasmissione cedolini unici Tenuta registro minute spese

¨ Registro contratti esperti esterni

¨ Liquidazione delle competenze (al personale e all’Agenzia delle Entrate)

¨ Rilascio certificazione fiscale ai prestatori d’opera

¨ Tenuta registro verbali revisori e preparazione atti in occasione delle visite

¨ Rendiconti finanziamenti comunali

¨ Rendiconti finanziamenti MIUR

¨ Adempimenti contributivi e fiscali

¨ Adempimenti fiscali annuali: CU, IRAP, 770, PRE96

¨ Registrazione fatture in Argo, scarico fatture elettroniche in NoiPA, Contabilizzazione e completamento dati fatture in PCC - Piattaforma Certificazione Crediti

¨ Gestione registro fatture

¨ Flussi finanziari al SIDI

¨ Monitoraggi relativi alla contabilità

¨ Nuovi adempimenti ANAC

¨ Circolari interne per quanto attiene al settore

¨ Pubblicazione materiale sul sito della scuola per quanto di competenza

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

 

 

PROTOCOLLO AFFARI GENERALI

 

1 unità

 

¨ Controllo giornaliero delle caselle di posta elettronica istituzionale (PEO e PEC) nonché della Intranet del MIUR e dei siti dell’USR-UAT Ravenna e dell’USR-ER (www.istruzioneer.it)

¨ Tenuta e controllo dei concorsi rivolti agli studenti

¨ Protocollo: protocollazione della corrispondenza cartacea in ingresso e uscita per i compiti assegnati al settore, smistamento della stessa agli altri settori/uffici, comprese le circolari. Cura di una puntuale e ordinata tenuta dell’archivio corrente e di deposito (mediante l’applicativo Gecodoc)

¨ Protocollo: protocollazione della corrispondenza in formato digitale in ingresso e uscita per i compiti assegnati al settore, assegnazione della corrispondenza agli altri settori/uffici mediante l’applicativo Gecodoc

¨ Raccolta, conservazione, trasmissione delle adesioni ai vari progetti non a costo

¨ Gestione autorizzazione agli esperti esterni che collaborano a titolo gratuito

¨ Assemblee sindacali e scioperi, predisposizione comunicazioni agli insegnanti e alle famiglie, pubblicazione sul sito notizie sindacali, trasmissione dati all’ufficio del personale per quanto di competenza (es.: nominativi di chi ha aderito allo sciopero/assemblea), e comunicazioni all’ente locale per organizzazione pre-post scuola e mensa

¨ Organi collegiali: convocazione, comunicazioni, ecc., tenuta dei registri

¨ Gestione visite guidate e viaggi di istruzione: predisposizione piano gite, in collaborazione con il settore “Economato/magazzino”

¨ Gestione corsi di formazione: raccolta adesioni, coordinamento, predisposizione degli elenchi dei partecipanti, – tabulazione dei test di gradimento e stampa degli attestati

¨ Attestazione regolarità su bollette telefoniche da trasmettere al Comune di RA

¨ Gestione circolari interne assegnate al settore dal DS o dal Dsga

¨ Corrispondenza generica: comunicazioni che non rientrano negli altri settori

¨ Collaborazione con gli altri settori e con il D.S.G.A.

¨ Pubblicazione sul sito della scuola per quanto di competenza

¨ Gestione dei flussi documentali mediante l’utilizzo dell’applicativo Gecodoc; pubblicazione degli atti sul sito dell’istituto, in amministrazione trasparente ed albo pretorio

 

 


Categoria: L'ISTITUTOData di pubblicazione: 27/11/2010
Sottocategoria: SegreteriaData ultima modifica: 15/02/2019 10:16:05
Permalink: Servizi AmministrativiTag: Servizi Amministrativi
Inserita da Silvana GuaraldiVisualizzazioni: 5234
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